Dla organizacji pozarządowych zbliża się czas podsumowań, porządków i rozliczeń. Do świąt pozostał miesiąc, dlatego warto zapoznać się z poradnikiem, aby wszystko zrobić zgodnie z wymogami i umowami.
Ostatnie miesiące przed zakończeniem roku to ważny moment dla każdego podmiotu. Mowa o podmiotach, które mają rok obrotowy taki sam jak rok kalendarzowy. Organizacje pozarządowe nie są wyjątkiem i również “sprzątają przed świętami” w księgowości i projektach. Gdzie koniecznie zajrzeć?.
Najwięcej pracy organizacja pozarządowa ma z zamykaniem projektów. Od tego czy właściwie przypilnowane zostaną finiszujące się projekty zależeć będzie ich prawidłowe rozliczenie.
WYKORZYSTANIE DOTACJI, PILNOWANIE WYDATKÓW I TERMINÓW
Przy korzystaniu przez organizację pozarządową z dotacji, warunki dotyczące wydawania przekazanych pieniędzy, zapisane są w umowie. Przed zakończeniem okresu realizacji projekt, warto zajrzeć do umowy dotacyjnej, w celu upewnienia się, że organizacja jest w stanie wypełnić wszystkie zawarte w niej obowiązki.
Przede wszystkim organizacja pozarządowa musi znać okres ponoszenia kosztów w ramach dotacji ( powinien być zapisany w umowie jako termin realizacji projektu), oznacza to, że przekazane pieniądze dla organizacji mogą być wykorzystane wyłącznie w wymienionym w umowie okresie. Jeśli termin realizacji dotacji zbiega się z końcem roku, organizacja musi poznać warunki rozliczenia kosztów i wydatków.
TERMINY ZWROTÓW NIEWYKORZYSTANEJ CZĘŚCI DOTACJI
Może się zdarzyć, że organizacji nie uda się wykorzystać całej otrzymanej dotacji, w takiej sytuacji organizacje pozarządowe powinny sprawdzić w umowie, w jakim terminie mają obowiązek jej zwrotu na konto bankowe instytucji finansującej. W przypadku środków publicznych (np. samorządowych), termin wynika z ustawy o finansach publicznych i wynosi: nie dłużej niż 15 dni od określonego w umowie dnia wykonania zadania.
TERMINY ZŁOŻENIA SPRAWOZDANIA Z REALIZACJI PROJEKTU
Termin złożenia sprawozdania z realizacji projektu zwykle zapisany jest w umowie. Przy umowach przekraczających okres jednego roku, często wymagane jest sprawozdanie np. za pierwszy rok realizacji projektu. Organizacje powinny upewnić się czy sprawozdanie mają złożyć do 31 grudnia, czy też sporządzić je za okres do 31 grudnia, z późniejszym ale określonym terminem przesłania.
W przypadku umów o dofinansowanie ze środków publicznych, przeznaczonych na realizację zadania publicznego, termin złożenia sprawozdania końcowego wynosi 30 dni od daty zakończenia realizacji projektu. Tak więc jeśli projekt kończy się 31 grudnia 2020 roku, to termin złożenia rozliczenia końcowego przypada 30 stycznia 2021 r.
PRZEKSIĘGOWANIA W RAMACH DOTACJI
Monitoring wydatkowania pieniędzy z dotacji powinien być prowadzony na bieżąco (przez cały okres realizacji projektu), abyśmy w każdej chwili mieli wiedzę o:
- środkach już wydanych w odpowiednich pozycjach budżetowych,
- pozostałych kwotach do wydatkowania.
Jeśli jednak nie pilnowaliśmy tego konsekwentnie i regularnie w trakcie trwania projektu, warto przed końcem roku dokonać analizy wszystkich kosztów organizacji, aby zidentyfikować ewentualne błędne księgowania (np. przypisanie do niewłaściwych projektów czy do niewłaściwych pozycji budżetowych).
- Aby sprawdzić poprawność księgowań, należy poprosić księgowego o dane księgowe (tzw. obroty na kontach) o kosztach poszczególnych działań z podziałem na projekty.
- Jeśli nadal mamy wątpliwości co do poszczególnych grup kosztów, powinniśmy poprosić księgowego o szczegółowe tzw. zapisy (dotyczą poszczególnych faktur i rachunków wpisanych do danej grupy kosztów).
Jeśli zadekretowaliśmy dany koszt do niewłaściwego projektu, możemy dokonać jego przeksięgowania. Pamiętajmy jednocześnie o odpowiedniej zmianie opisu na oryginale dokumentu finansowego (np. faktury czy rachunku do umowy).
Zmiany księgowań kosztów w ramach projektów przed zakończeniem ich realizacji dają nam szansę na wprowadzenie zmian budżetowych czy też dokonanie jeszcze dodatkowych zakupów / opłacenie działań. Termin wprowadzania zmian budżetowych zwykle też jest określony w umowie.
POSZUKIWANIE ZAGINIONYCH DOKUMENTÓW
Przegląd gromadzonej dokumentacji: czy przypadkiem organizacje nie przechowują u siebie na dnie szuflady (czy w mailu/folderach – jeśli dominuje dokumentacja elektroniczna) np. rozliczenia delegacji, faktury za zakup materiałów biurowych, czy umowy o przekazanie darowizny. Organizacje pozarządowe powinny pamiętać, że księgowi zaksięgują tylko te wydatki, koszty i przychody, na które otrzymali od nas dokumenty.
AUDYT PROJEKTÓW
Niektóre instytucje finansujące wymagają od organizacji przeprowadzenia audytu projektu – wówczas obowiązek ten zapisany jest w umowie. Termin przeprowadzenia audytu również powinien być w niej określony – często wyznacza się go w trakcie trwania projektu, aby możliwe było wprowadzenie w realizowanym projekcie ewentualnych zmian wynikających z badania. Należy więc koniecznie sprawdzić w umowach czy dany projekt wymaga przeprowadzenia audytu i w jakim terminie.
INWENTARYZACJA
Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 26) NGO mają obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji. Podlegają jej m.in.:
- środki trwałe – raz na cztery lata musi być dokonany spis z natury. Należy więc sprawdzić, kiedy był przeprowadzony ostatni spis środków trwałych, żeby się upewnić, czy w danym roku nie musimy przeprowadzić kolejnego. Inwentaryzację środków trwałych musimy zakończyć do 15 stycznia 2021 r.
- środki pieniężne (kasa, czeki bankowe) – przed końcem roku musi być sporządzony protokół kasy ze stanem na dzień 31 grudnia danego roku. Spisujemy banknoty i monety znajdujące się w kasie w tym dniu: w protokole zaznacza się wartość nominału i liczbę monet lub banknotów o danym nominale oraz łączną wartość środków pieniężnych. Spisywane są też czeki bankowe, jeśli są przechowywane w kasie.
DOFINANSOWANIE I DAROWIZNY DLA ORGANIZACJI POZARZĄDOWYCH
Przed zakończeniem roku księgowy organizacji sprawdza, czy na konto organizacji wpłynęły wszystkie należne pieniądze, np. z zawartych umów o dofinansowanie czy w ramach obiecanych darowizn od darczyńców prywatnych. Księgowi mogą podać informację czy wpłynęły środki zgodnie z umowami. Ale zdarza się, że organizacje nie zawierają pisemnych umów z darczyńcami, wówczas cała wiedza o oczekiwanej wpłacie znajduje się wyłącznie w „głowie” zarządzającego. Dobrze jest więc zebrać informacje o ustnych obietnicach i przypomnieć się potencjalnemu darczyńcy przed końcem roku.
NALEŻNOŚCI Z FAKTUR WYSTAWIONYCH PRZEZ ORGANIZACJĘ POZARZĄDOWĄ
W przypadku organizacji pozarządowej prowadzącej działalność gospodarczą należność stanowią wystawione przez nią faktury – niezapłacone JESZCZE przez klienta. W interesie organizacji jest uzyskanie płatności w wyznaczonym (na fakturze) terminie. Niekiedy trzeba się o taką płatność upomnieć.
ROZRACHUNKI Z ZUS I URZĘDEM SKARBOWYM
Jeśli są jakieś niezgodności – nadpłata lub niedopłata – dobrze jest je wyjaśnić przed końcem roku. Zaległości wobec tych urzędów są szczególnie kłopotliwe i kosztowne dla organizacji pozarządowej, gdyż należy dodatkowo zapłacić naliczane odsetki.
ROZRACHUNKI Z PRACOWNIKAMI
Dotyczy to zarówno wypłacanych wynagrodzeń, jak i pobieranych i rozliczanych zaliczek. Pracownicy nie powinni przetrzymywać pieniędzy organizacji i trzeba im przypomnieć o zwrocie pobranej, a nierozliczonej zaliczki.