- Sprawozdania – przede wszystkim z realizacji zadań publicznych
- Roczne deklaracje PIT – dla NGO-sów, które zatrudniają pracowników lub współpracowników
- Podjęcie decyzji o rodzaju prowadzonej księgowości
- Uaktualnienie planu kont księgowych
1: Sprawozdania z realizacji zadań publicznych
Styczeń jest miesiącem składania sprawozdań z realizowanych zadań publicznych. Oczywiście obowiązek ten dotyczy tych organizacji pozarządowych, które realizowały projekty ze środków publicznych (np. samorządowych) do końca grudnia 2021 r. Choć obowiązek ten może dotyczyć także innych grantów (nie tylko środków przekazywanych przez administrację publiczną).
Termin złożenia sprawozdania jest określony w umowie – sprawdź to! Zwykle to 30 dni od zakończenia realizacji zadania, czyli dla zadań zakończonych 31 grudnia 2021 r. termin mija 30 stycznia 2022 r. (a biorąc pod uwagę, że 30 stycznia wypada w tym roku w niedzielę, za ostatni dzień możemy uznać 31 stycznia – poniedziałek). Termin ten obowiązuje również w przypadku składania sprawozdania częściowego przy realizacji zadań wieloletnich.
Pilnuj wzoru sprawozdania! Organizacje są zazwyczaj zobowiązane do stosowania konkretnych wzorów sprawozdań – zastosowanie konkretnego wzoru zwykle zależy od tego kto i kiedy ogłasza konkurs. Koniecznie należy sprawdzić w dokumentacji konkursowej lub spytać instytucji, która udzieliła nam dotacji, jakiego wzoru sprawozdania wymaga. Najczęściej stosowanym wzorem (dominującym w konkursach ogłaszanych przez administrację publiczną) jest teraz wzór z rozporządzenia z 28 października 2018 r.otwiera się w nowej karcie
2: Roczne deklaracje PIT – dla NGO, które zatrudniają pracowników / współpracowników
Organizacja pozarządowa (płatnik) zatrudniająca pracowników (na etat) albo współpracowników (na umowę-zlecenie, umowę o dzieło) przez cały rok, na bieżąco odprowadza do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od umów zawartych z pracownikami i współpracownikami.
Po zakończeniu roku NGO sporządza deklaracje PIT zawierające informacje o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Najczęściej są to:
- PIT-4R – roczna zbiorcza deklaracja o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych (Deklaracja roczna o zaliczkach na podatek dochodowy)
- PIT-8AR – roczna zbiorcza deklarację o odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczkach na zryczałtowany podatek od osób fizycznych (Deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym)
- PIT-11 – roczna deklaracja dla każdej zatrudnionej osoby zawierającą informacje o podatku dochodowym od osób fizycznych (Informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy).
Od 2020 r. PIT-y pracownicze wysyłamy do urzędu skarbowego tylko w formie elektronicznej.
3: Podjęcie decyzji o rodzaju prowadzonej księgowości
Księgowość to obowiązek dotyczący wszystkich NGO (fundacji, stowarzyszeń rejestrowych i zwykłych, klubów sportowych). Księgowość musi być prowadzona nawet wtedy, gdy jedynym przychodem stowarzyszenia są składki członkowskie.
Od 1 stycznia 2016 r. organizacje pozarządowe mogą zdecydować się na prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPIK), która dedykowana jest małym organizacjom, spełniającym określone warunki. Przede wszystkim organizacje takie nie mogą prowadzić działalności gospodarczej, ani mieć statusu organizacji pożytku. Innym ważnym warunkiem jest wysokość rocznych przychodów w roku poprzedzającym wybór uproszczonej ewidencji. Przychody te nie mogą przekroczyć 100 tys. zł.
Jeśli NGO zdecyduje się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów w 2022 roku, musi powiadomić o tej decyzji swój urząd skarbowy do 31 stycznia 2022 r. – mamy więc na to jeszcze trochę czasu. Zastanawiacie się nad UEPIK w 2022 r.?
Jeśli NGO prowadziła uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów w poprzednich latach i chce (musi) z niej zrezygnować, to także zgłasza rezygnację do urzędu skarbowego. Ma na to czas do 14 stycznia.
4: Uaktualnienie planu kont księgowych
Każda organizacja pozarządowa musi mieć politykę rachunkowości – obowiązkowy dokument opisujący zasady prowadzenia rachunkowości w organizacji. Obowiązkowym załącznikiem do polityki rachunkowości jest plan kont księgowych. Plan kont to numeryczny wykaz kont księgowych (zbiorów), w których rejestrowane są dane finansowe (np. przychody, koszty, majątek trwały).
Plan kont składa się z kont podstawowych (syntetycznych), określających główne rodzaje, grupy księgowanych danych (np. grupa przychody, grupa koszty, grupa majątek trwały) oraz z kont pomocniczych (analitycznych), które pozwalają na bardziej szczegółowe opisanie informacji zawartych na kontach syntetycznych (np. przychody mogą być rozbite na przychody z dotacji nr 1, przychody z dotacji nr 2… albo np. na przychody z działalności nieodpłatnej /statutowej/ i przychody z działalności odpłatnej pożytku publicznego).
Plan kont jest tworzony zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości, powinien jednak również odzwierciedlać działalność organizacji pozarządowej. Dlatego jeśli NGO ma w 2022 r. np. nowe dotacje lub inne źródła finansowania, plan kont powinien być uaktualniony.
Jak aktualizować plan kont w NGO?
W przypadku podjęcia decyzji o rozpoczęciu działalności odpłatnej pożytku publicznego należy dodać do planu kont rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla przychodów i kosztów tej działalności (o ile plan kont wcześniej ich nie zakładał).
W przypadku podjęcia decyzji o rozpoczęciu działalności gospodarczej należy sprawdzić czy układ planu kont zawiera rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla przychodów i kosztów tej działalności (o ile plan kont wcześniej ich nie zakładał).
W przypadku organizacji pożytku publicznego (OPP) należy dodać do planu kont rachunkowo wyodrębnione konta księgowe dla:
- przychodów z 1%
- kosztów (wydatków) z 1%
- wydatków związanych z promocją finansowanych z 1%.