Otwarte konkursy ofert

Wszelkie niezbędne dla oferentów informacje dotyczące konkursu, w szczególności: rodzaj zadania, wysokość środków budżetowych przeznaczonych na realizację zadania, zasady przyznawania dotacji, termin i warunki realizacji zadania, termin składania ofert, tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz termin dokonania wyboru ofert zawarte są w zarządzeniach ogłaszających otwarte konkursy ofert oraz w Zarządzeniu nr 237/2019 Prezydenta Miasta Włocławek z dnia 22 maja 2019 r. – Zasady i tryb postępowania w zakresie zlecania zadań publicznych organizacjom pozarządowym oraz podmiotom wymienionym w art. 3 ust 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Przypomnienie ważniejszych zasad, którymi należy się kierować przy realizacji zadań:

  • należy uważnie czytać treść podpisywanych umów,
  • umowy zawierane w trakcie realizacji zadania muszą być zgodne z kodeksem cywilnym – np. osoba prowadząca zajęcia pozalekcyjne wykonuje zlecenie, a nie dzieło, przy umowie o dzieło musi powstać dzieło,
  • umowy zawierane w trakcie realizacji zadania muszą być podpisane przez osoby upoważnione. Zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy z dnia z dnia 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach w umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie reprezentuje członek organu kontroli wewnętrznej wskazany w uchwale tego organu lub pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (zebrania delegatów). Umowy podpisane niezgodnie z wyżej wymienionym zapisem art. 11 ust. 4 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach nie będą uwzględniane.
  • w trakcie realizacji zadania można zmienić preliminarz do 10% wartości poszczególnych rodzajów wydatków z dotacji, jeżeli nie zwiększy to kwoty dotacji oraz procentowej wysokości dofinansowania zadania, a powyżej 10% należy uzyskać zgodę Zleceniodawcy, wówczas sporządza się aneks do umowy,
  • pozycje w kosztorysie można dodać tylko za zgodą zleceniodawcy i tylko na etapie realizacji zadania, w przypadku zgody sporządza się aneks do umowy,
  • środki muszą być wydatkowane w okresie realizacji zadania określonym w umowie, również składki do ZUS i US należy płacić w okresie realizacji zadania,
  • zakup sprzętu wyposażenia i innych artykułów niezbędnych do realizacji zadania należy dokonać w okresie pozwalającym na realizację zadania zgodnie z umową np. zakup sprzętu sportowego na zajęcia sportowe musi nastąpić na początku realizacji zadania, tak żeby można było z niego korzystać na zajęciach, należy zaopatrzyć się w wodę czy inne napoje na początku realizacji zadania, produkty żywnościowe powinny być zakupione w czasie realizacji zadania – świeże produkty żywnościowe powinny być zakupione tuż przed spożyciem, ilość artykułów spożywczych musi być adekwatna do liczby uczestników,
  • wszystkie wydatkowane środki powinny być przeznaczone tylko na produkty i artykuły związane z realizacją zadania,
  • faktury muszą być wystawione bezpośrednio po zakupie (dotyczy m.in. artykułów spożywczych, przemysłowych, biurowych itp.),
  • należy informować, że zadanie jest współfinansowane ze środków otrzymanych od Gminy Miasto Włocławek, informacja na ten temat powinna się znaleźć we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania publicznego.

Formularze, dokumenty konkursowe

Od 1 marca 2019 roku obowiązują nowe wzory ofert i sprawozdań (Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań – Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).

Wzory dokumentów:

Zadania realizowane na podstawie ofert złożonych w otwartych konkursach ofert przed dniem 1 marca 2019 rozliczane będą na wzorze znajdującym się poniżej.